Gestão Documental e Bibliográfica

Fornecer ferramentas técnicas e tecnológicas aos parceiros do programa.

Estas ferramentas facilitam a gestão dos seus documentos e permitem-lhes consolidar, melhorar ou desenvolver práticas de gestão documental e bibliográfica.

Gestão Documental

A gestão de documentos é um termo associado aos documentos de arquivo e de gestão (documentos internos utilizados no trabalho diário).

Consiste em controlar de forma eficiente e sistemática, mediante a combinação de técnicas e ferramentas de arquivo, o ciclo de vida dos documentos internos produzidos ou recebidos por um Comité.

Gestão Bibliográfica

A gestão bibliográfica envolve o planeamento e a composição das coleções físicas e/ou eletrónicas de uma biblioteca, utilizando técnicas biblioteconómicas.

Assim como a gestão dos utilizadores destas coleções e dos serviços delas derivados, para servir os objetivos específicos da instituição.

Por que são necessários?

A quantidade de informação gerada num Comité Olímpico cresce exponencialmente, os antigos sistemas de armazenamento têm muitas falhas e os formatos de papel e eletrónicos seguem caminhos diferentes.

Para os Comités Olímpicos, a necessidade de organizar essa informação é um fator determinante para o seu êxito.

Faça a gestão da documentação do seu Comité Olímpico usando a TecnologíaControle o ciclo de vida dos seus documentos.

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O mundo digital atual exige uma transformação digital dos Comités Olímpicos

que permita gerir a informação de forma eficiente e eficaz, favorecendo a Produtividade.

Características Principais

  • Política de seleção, aquisição e exclusão de fundos e fornecedores.
  • Controlo orçamental.
  • Catalogação, classificação e indexação.
  • Tratamento material dos documentos, avaliação e utilização de coleções.
  • Políticas de preservação e conservação de todo o tipo de documentos.

Que vantagens tem para os membros do CONPaaS?

  • Conte com um poderoso software de gestão documental e bibliotecária.
  • Obtenha suporte para melhorar ou projetar sistemas de gestão de documentos e sistemas bibliotecários eficientes.
  • Organização de tarefas.
  • Obtenha suporte e formação documental.
  • Disponibilidade de instrumentos e modelos de arquivo e bibliotecários de controle e descrição (classificação, tesouro, medalhas, sistema de classificação de gestão bibliotecária, etc.).

Mais vantagens

  • Acesso a exemplos de documentos (manual, processos, guias e formatos).
  • Gestão automatizada de documentos.
  • Poupança de tempo e dedicação.
  • Conhecer e partilhar as melhores práticas.
  • Acesso à documentação a qualquer hora, em qualquer lugar.
  • Utilização de ferramentas poderosas de pesquisa de documentos.
  • Otimização dos processos e fluxos de trabalho dos funcionários.